Selon un rapport du
cabinet d’audit PricewaterhouseCoopers, à ce jour, 25 % des entreprises ont
digitalisé leur conseil d’administration. Selon ce même rapport, une entreprise
sur deux utilisera un conseil « zéro
papier » d’ici 2021. Pourquoi une
telle évolution en seulement trois ans ? Et quels avantages présentent la
dématérialisation des conseils ?
La digitalisation investit de plus en plus le monde de l’entreprise.
Bouleversant les pratiques, elle intègre désormais les conseils
d’administration. En effet, bien que le numérique apparaisse comme la priorité
de nombreuses entreprises (les principales préoccupations des conseils
d’administration concernent assurément la digitalisation : produits et
innovation (58 %) ; cyberattaques (55 %) ; acquisition de compétences technologiques (53 %) ; protection des données (48 %)),
celui-ci semble peiner à investir les conseils. C’est ce que révèle l’enquête
européenne portant sur la dématérialisation des conseils d’administration,
réalisée par Brainloop – service de sécurisation des documents numériques – et
EY. Au vue des résultats de cette enquête allemande, nombre de conseils
d’administration manqueraient alors de supervision numérique efficace. Aussi,
moins de 38 % des CA disposent d’un responsable spécialisé dans le
digital et seulement 24 % des administrateurs interrogés ont répondu posséder un
directeur non-exécutif spécifiquement dédié aux questions de digitalisation au
sein du CA. Et pour ce qui est du vote, le procédé traditionnel continue
d’apparaître comme le plus répandu : la méthode à main levée reste en
effet la plus utilisée à 77 %, contre le
vote en ligne, seulement exploité par 13 % des
conseils.
Mais quels sont les atouts d’un conseil d’administration
dématérialisé ?
Une meilleure efficacité
L’organisation d’un conseil d’administration est un travail studieux –
en moyenne,
on estime à 16heures le temps que passe le secrétaire du conseil pour
sa préparation. L’utilisation du numérique pourrait-il faciliter son
organisation ? Toutefois, de nombreux services offrent aujourd’hui aux
entreprises des outils, accessibles sur un portail, visant à simplifier
l’organisation des conseils. En supprimant le support papier, le conseil
digitalisé réduit la charge de travail des secrétaires du conseil. Les réunions
peuvent alors être menées depuis une interface intuitive du portail web,
donnant également aux administrateurs un accès rapide aux documents :
qu’ils soient au bureau, en déplacement ou simplement chez eux, le portail leur
permet de consulter les documents de travail facilement. « grâce à ses
fonctions de gestion avancées, son ergonomie intuitive et son utilisation
flexible et mobile, la solution DiliTrust Exec permet une préparation et un
déroulement des réunions plus productifs », précise Yves Garagnon,
président de l’éditeur de logiciels DiliTrust. Le service de digitalisation,
qui a déjà séduit plusieurs grands groupes, propose alors des solutions
permettant de gérer de façon digitale les motions déposées, mais aussi de
procéder au vote et à l’adoption de résolutions, et ce directement en ligne.
Outre l’efficacité du service, l’avantage peut également s’avérer
économique. Si un conseil composé de 20 membres se
réunit une fois par mois, cela correspond en moyenne à 72 000 pages imprimées et envoyées par coursier par an. « À
huit centimes d’euros la page imprimée, cela représente une dépense annuelle de
5 760 euros », précise
Yves Garagnon. En optant pour un conseil digitalisé, ce sont autant d’euros
économisés et une dizaine d’arbres épargnés, une contribution sensible pour
l’environnement. En additionnant simplement les coûts d’impression et d’envoi,
la somme s’élèverait à 9 660 euros. En digitalisant son conseil d’administration, une
entreprise peut ainsi effectuer une économie de près de 10 000 euros.
Sécuriser les données
Au-delà des économies réalisées et du gain de temps que peut apporter la
digitalisation des conseils d’administration, la sécurisation des données
demeure un argument de poids.
On estime à 1 600 milliards d’euros les coûts, au niveau mondial, de la
cybercriminalité d’ici 2019 (Sources : Juniper Research/Hewlett Packard
Entreprise/Accenture).
De plus, les coûts moyens d’une cyberattaque par entreprise ne font que
croître. L’utilisation d’outils performants peut ainsi aider à minimiser les
pertes de données. Brainloop, leader des solutions Cloud, offre
notamment un service permettant de sécuriser le partage de documents
confidentiels. Il permet aux membres du CA de partager le portefeuille de
réunion digital en toute sécurité. « La digitalisation des informations
est ainsi devenue incontournable pour la professionnalisation des prises de
décision aux échelons les plus élevés de l’entreprise » assure
Brainloop. Aussi, « une traçabilité des processus de prise de décision
réduit le risque et une sauvegarde des données en environnement ultrasécurisé
empêche toute fuite ou perte de données ».
Alors que le mois d’octobre a été désigné comme le
« Mois de la cybersécurité », la sécurisation des données
digitales demeure une problématique capitale pour les entreprises qui
poursuivent leur mutation numérique.
Constance Périn