Le 7 avril dernier, Serda Conseil, entreprise spécialisée
dans le management de l’information, a dévoilé son rapport annuel sur « La
gouvernance de l’information numérique dans les entreprises ». Selon les
organisateurs, les résultats de ce dernier témoignent « plus que jamais de
l’essor du digital, porté par une mobilisation croissante des organisations
publiques et privées ». À l’heure du télétravail généralisé, les solutions
digitales sont en effet apparues comme primordiales au sein des entreprises, un
réel outil qui permet d’assurer la continuité de l’activité malgré la distance.
Chaque année depuis 2011, Serda Conseil s’intéresse à la progression de la
gouvernance de l’Information numérique et les enjeux qu’elle représente pour
les organisations.
Cette nouvelle édition parue début avril révèle sans surprise la poursuite
du développement numérique dans les entreprises : « la gouvernance de
l’information numérique est toujours aussi populaire auprès des répondants de
l’enquête », assurent les auteurs de ladite étude, précisant que « 53 % des
entreprises et organismes ont déjà adopté ce type de démarche, de manière
globale (20 %) ou partielle (33 %) ». Des chiffres qui témoignent du réel
dynamisme des projets numériques et leur intégration dans l’organisation
interne.
Pourquoi une gouvernance numérique ?
Lorsqu’on interroge les entreprises sur les principaux enjeux de la
numérisation de la gouvernance, plus de quatre entreprises sur cinq avancent en
premier lieu l’organisation, l’accès et le partage de l’information et des
connaissances. Pour 72 % des sondés, la gouvernance de l’information
permettrait en effet de gagner en efficacité.
En outre, près d’une entreprise sur deux évoque également la maîtrise des
risques liés à la gestion des documents ou de l’information (perte,
modification…) et la définition des règles et process en matière documentaire,
facilitée par le digital (respectivement 47 % et 44 %). L’organisation de la
pérennité à long terme de certains documents et la valorisation des
informations n’apparaissent au final que secondaires.
Enfin, l’horizon 100 % numérique et la maîtrise des coûts documentaires ne
semblent pas prioritaires pour les entreprises, ne recueillant respectivement
que 17 et 12 % des réponses des entreprises sondées.
Public/privé : un développement numérique inégal
Le secteur public et le secteur privé se numérisent-ils à la même vitesse ?
Ladite étude souligne une nouvelle fois l’avance du secteur privé par rapport
au public : 28 % acteurs du secteur privé déclarent ainsi avoir mis en place
une gouvernance de l’information de manière globale. Le secteur public n’est
toutefois pas en reste, et connaît une réelle avancée en la matière : « 20 % des organisations du secteur s’y sont
également engagées, contre seulement 7 % l’année dernière. Elles ont fait le
choix d’une démarche globale plutôt qu’une fonction ou un secteur métier
privilégié », explique Caroline Buscal, manager du département Serda
Conseil. Pour les auteurs de l’étude, « ce
dynamisme du secteur public peut s’expliquer à la fois par les effets des
programmes de l’Action Publique 2022 et de l’obligation dès août 2020 de
déposer en numérique uniquement tous les actes soumis au contrôle de légalité
pour les collectivités territoriales ».
Il est à noter que le secteur des ONG et associations tarde toutefois à
s’inscrire dans cette dynamique.
Outre le secteur privé ou public, « la
stratégie de gouvernance de l’information numérique est encore trop inégale
» souligne l’étude, affirmant qu’ « il
reste encore beaucoup à faire, et c’est ce que les résultats de l’enquête nous
disent, et c’est ce que la réalité liée au confinement nous a démontré tous les
jours », explique-t-elle. En effet, la situation de crise sanitaire a
récemment illustré ce décalage, les entreprises n’étant pas toutes équipées de
façon égale pour faire face au confinement.
Alors pourquoi ces freins ? Le manque de volonté des décideurs et managers
apparaitraient comme le premier obstacle, pour 54 % des sondés ; le manque de
conscience des dangers encourus (pertes d’informations…) est cité par 49 % des
personnes interrogées, et 48 % avancent un manque de connaissance sur les
méthodologies.
Les solutions plébiscitées
Le Digital Workplace (plateforme sociale et collaborative), citée comme processus
prioritaire par 35 % des répondants, la gestion électronique des documents et
les datas apparaissent au cœur de la gouvernance de l’information. « On voit émerger la Digital Workplace depuis
quelques années déjà, mais les chiffres sont en forte augmentation sur cette
enquête de début d’année, et nul doute qu’avec le confinement actuel et
l’explosion du télétravail, ce chiffre sera encore plus fort », commente
Caroline Buscal.
Quelles craintes liées au digital ?
La dématérialisation n’est pourtant pas sans risque ni sans règle. À ce
titre, le cyber-sécurité semble de plus en plus intéresser les entreprises,
puisque 54 % d’entre elles avouent craindre les crimes technologiques et les
défaillances internes. De plus, « le RGPD
devient le référentiel majeur dominant tous les autres (normes,
réglementations, etc.) pour 69 % des organisations », assure Serda Conseil.
De plus, l’organisation digitale demeure une réelle problématique pour les
utilisateurs : la gestion du volume croissant d’informations et de documents
apparaît comme l’une des principales problématiques pour 72 % des sondés (+ 5
points par rapport à l’année dernière) : « l’utilisateur,
son ressenti en termes d’attente en ce qui concerne la navigation, l’ergonomie,
la gestion des contenus, etc., reste la priorité de 2020 », commente
Caroline Buscal, manager du département Serda Conseil. En effet, plus de neuf
répondants sur dix (92 %) « attendent que
leur soit proposé un point d’accès unique aux données et documents de leur
organisation, soit 5 points de plus qu’en 2019 », précisent les rédacteurs
de l’étude.
Quel développement à venir ?
En termes de nouveauté, « Les années
à venir promettent ainsi de faire la part belle aux bulletins de paie
électronique, dossiers salariés partagés et autres signatures électroniques
» affirment les rédacteurs de l’étude, à l’instar de la généralisation de la
signature électronique, pour 58 % de projets en cours ou engagés.
« De son côté, le RPA (robotic
process automation), en lien avec l’Intelligence artificielle, progresse de 3
points en 2020 pour atteindre 41 % de projets prévus ou en cours », est-il
précisé. De façon générale, pour faire évoluer les pratiques des utilisateurs,
les répondants comptent principalement sur la formalisation des règles, pour 51
% d’entre eux, soit + 7 points par rapport à l’année passée.
La numérisation des outils au sein des entreprises continue donc sa
croissance, et le confinement n’a, semble-t-il, fait qu’appuyer son utilité.
Constance Périn