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Journal Spécial des Sociétés
Vers la digitalisation des conseils d’administration ?
Publié le 23/12/2018


Selon un rapport du cabinet d’audit PricewaterhouseCoopers, à ce jour, 25 % des entreprises ont digitalisé leur conseil d’administration. Selon ce même rapport, une entreprise sur deux utilisera un conseil « zéro papier » d’ici 2021. Pourquoi une telle évolution en seulement trois ans ? Et quels avantages présentent la dématérialisation des conseils ?


 


La digitalisation investit de plus en plus le monde de l’entreprise. Bouleversant les pratiques, elle intègre désormais les conseils d’administration. En effet, bien que le numérique apparaisse comme la priorité de nombreuses entreprises (les principales préoccupations des conseils d’administration concernent assurément la digitalisation : produits et innovation (58 %) ; cyberattaques (55 %) ; acquisition de compétences technologiques (53 %) ; protection des données (48 %)), celui-ci semble peiner à investir les conseils. C’est ce que révèle l’enquête européenne portant sur la dématérialisation des conseils d’administration, réalisée par Brainloop – service de sécurisation des documents numériques – et EY. Au vue des résultats de cette enquête allemande, nombre de conseils d’administration manqueraient alors de supervision numérique efficace. Aussi, moins de 38 % des CA disposent d’un responsable spécialisé dans le digital et seulement 24 % des administrateurs interrogés ont répondu posséder un directeur non-exécutif spécifiquement dédié aux questions de digitalisation au sein du CA. Et pour ce qui est du vote, le procédé traditionnel continue d’apparaître comme le plus répandu : la méthode à main levée reste en effet la plus utilisée à 77 %, contre le vote en ligne, seulement exploité par 13 % des conseils.


Mais quels sont les atouts d’un conseil d’administration dématérialisé ?


 


Une meilleure efficacité


L’organisation d’un conseil d’administration est un travail studieux – en moyenne, on estime à 16heures le temps que passe le secrétaire du conseil pour sa préparation. L’utilisation du numérique pourrait-il faciliter son organisation ? Toutefois, de nombreux services offrent aujourd’hui aux entreprises des outils, accessibles sur un portail, visant à simplifier l’organisation des conseils. En supprimant le support papier, le conseil digitalisé réduit la charge de travail des secrétaires du conseil. Les réunions peuvent alors être menées depuis une interface intuitive du portail web, donnant également aux administrateurs un accès rapide aux documents : qu’ils soient au bureau, en déplacement ou simplement chez eux, le portail leur permet de consulter les documents de travail facilement. « grâce à ses fonctions de gestion avancées, son ergonomie intuitive et son utilisation flexible et mobile, la solution DiliTrust Exec permet une préparation et un déroulement des réunions plus productifs », précise Yves Garagnon, président de l’éditeur de logiciels DiliTrust. Le service de digitalisation, qui a déjà séduit plusieurs grands groupes, propose alors des solutions permettant de gérer de façon digitale les motions déposées, mais aussi de procéder au vote et à l’adoption de résolutions, et ce directement en ligne.


Outre l’efficacité du service, l’avantage peut également s’avérer économique. Si un conseil composé de 20 membres se réunit une fois par mois, cela correspond en moyenne à 72 000 pages imprimées et envoyées par coursier par an. « À huit centimes d’euros la page imprimée, cela représente une dépense annuelle de 5 760 euros », précise Yves Garagnon. En optant pour un conseil digitalisé, ce sont autant d’euros économisés et une dizaine d’arbres épargnés, une contribution sensible pour l’environnement. En additionnant simplement les coûts d’impression et d’envoi, la somme s’élèverait à 9 660 euros. En digitalisant son conseil d’administration, une entreprise peut ainsi effectuer une économie de près de 10 000 euros.


 


Sécuriser les données


Au-delà des économies réalisées et du gain de temps que peut apporter la digitalisation des conseils d’administration, la sécurisation des données demeure un argument de poids. On estime à 1 600 milliards d’euros les coûts, au niveau mondial, de la cybercriminalité d’ici 2019 (Sources : Juniper Research/Hewlett Packard Entreprise/Accenture). De plus, les coûts moyens d’une cyberattaque par entreprise ne font que croître. L’utilisation d’outils performants peut ainsi aider à minimiser les pertes de données. Brainloop, leader des solutions Cloud, offre notamment un service permettant de sécuriser le partage de documents confidentiels. Il permet aux membres du CA de partager le portefeuille de réunion digital en toute sécurité. « La digitalisation des informations est ainsi devenue incontournable pour la professionnalisation des prises de décision aux échelons les plus élevés de l’entreprise » assure Brainloop. Aussi, « une traçabilité des processus de prise de décision réduit le risque et une sauvegarde des données en environnement ultrasécurisé empêche toute fuite ou perte de données ».


Alors que le mois d’octobre a été désigné comme le « Mois de la cybersécurité », la sécurisation des données digitales demeure une problématique capitale pour les entreprises qui poursuivent leur mutation numérique.


 


Constance Périn


 


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Journal des sociétés - mensuel du droit

n° 169

décembre 2018

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